【每天学点管理】——如何提高会议效率

【每天学点管理】——如何提高会议效率

 

会议效率＝会议成果／会议成本 通过上述公式，我们可以从会议成本、会议成果两个维度审视会议的效率：

 

会议成本。我们每次开会的时长怎么样？是创造了与付出时间成正比的成果，还是时间在会议中流失？据调查，高管们40%-50%的工作时间都花在会议上，但其中近34％的会议最终都是浪费时间。

 

会议成果。我们的会议是在创造成果还是在完成会议议程，甚至是在说一些无关紧要的事情？我们的参会者是否都在为会议创造价值？ 还是如《乌合之众》里形容的那般：人一旦到了群体中，智商就会降低，为了获得认同，个体愿意抛弃是非，用智商去换取那份让人备感安全的归属感。 如果你对以上两个维度的答案都非常满意，那么恭喜你，可能你的会议并不需要什么调整；如果不是，那么你可能就要注意了。

 

如何提升会议成果？ 1.首先，让会议聚焦成果。在每次召集人员参会之前，都应预先明确这次会议将要创造哪些成果，并明确告知参会者需要贡献什么价值。 当格雷格·戴克（ Greg Dyke）担任英国广播公司总理时，让他感到震惊的是，在他所参加的很多会议当中，似乎都没有人知道大家正在共同努力达成的成果是什么。

 

2.为了保证这种聚焦，可以创造出大家能够进行挑战的氛围，以发挥集体的监督智慧。格雷格·戴克（ Greg Dyke）说，如果发生会议偏离主题和成果的情况，他就会像足球裁判一样从口袋里拿出黄牌以示警告，上面写着：少说废话。

 

3.在关注成果的基础上，要打造在会议中共创的环境。作为会议召集人或是领导者，要关注优势，对于会议成员做得好且有效的方面给予认可，这会有效的在会议中建立起信任，这种信任能够避免产生批评或防御性动力，以支持参会者积极表达自己的看法意见，使发挥集体智慧共创的目的得以实现。

 

如何降低会议成本？ 1.减少组织成员参会次数。组织中的任何人尤其是管理者都只参加那些会议召集人预先说明这次会议将要创造哪些成果，并明确告知自己需要贡献什么价值的会议。 当有人拉你开会时，请先问：这个会议我们要创造什么成果，需要我贡献什么。而不是什么会议都参加。这将大大降低组织层面会议时间的投入。

 

2.及时使用 “暂停”。如果会议内容偏离成果、主题，应及时叫暂停；如果参会人员太专注于一些会议内容，或是陷入下意识反应当中，以致于已经不是在创造价值，应及时叫暂停；如果会议中出现新的话题，应及时叫暂停，决定是本次会议讨论还是另行召开会议，尤其注意只涉及少数几位成员的内容，他们可以自己另开小会。

 

3.区分会议中的信息分享、创造性的对话以及决策三种不同类型的环节，精简会议议程。信息分享尽量精简，或者可以通过书面或其他形式提前进行交流。 决策可以选择有效的流程以提高决策效率，保证最大化地利用创造性对话的时间，让参会人员形成比个人单独思考都更好的集体生成性思维，充分发挥集体智商。

 

4.不断学习与更新。定期回顾会议中是什么内容创造了价值、什么内容没有创造价值，以及你们可以如何提升集体创造的价值。 可以定期进行复盘，也可以在会议当中或者在每次会议结束后的一段时间内完成，但是不要使其成为一个新的令人感觉无聊的习惯。

 

会议效率是团队共创能力的一个缩影，能够探索团队深层动力，提升团队协作和共创能力，打造高绩效团队。